文件管理操控着公司组织中文件的生命周期管理――它们怎么被创建、预览、发布、和消除，以及它们怎么被删除或保存。一个规划杰出的文件管理软件促进愈加简单的查询与共享文档信息。它用一个逻辑的方法组织内容，并使贯穿一个公司标准化内容的创建和呈现变得简单。它促进知识的管理和信息最小化，帮助你的安排满足自己的法律需求。它规定了一个文件生命周期的每个阶段特性，从模板创建到文件处创作、预览、发布、审核以及最后的销毁或存档。
文件管理软件应保证做到以下几个方面：
1、保证在文件生命周期的每个阶段在哪里存贮文档
2、保证在文件生命周期的每个阶段如何控制访问一个文档
3、保证作为一个致力于文档创建、查看、提交、发布以及销毁的小组成员如何在组织内部移动文件
4、保证对文件应用什么策略 以使得与文件有关的动作被审核，文件被正确的保存或销毁，以及企业中重要的内容被保护
5、保证在生命周期中当从一个阶段到另一个阶段转变时文件如何被转换
6、保证作为公司报告文件被如何对待，哪个必须被保持以符合法律需求和公司指导方针
跟着信息化进程，公司越来越注重文件管理，可是公司在进行文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文件存储，管理艰难；查找缓慢，效率低下；文件版本管理混乱；文件安全缺少保证；文件无法有效协作共享；知识管理寸步难行等。所以文件管理逐步变成国内外业界研讨的热点。
