按档案形成及组成，档案可以分为以下三个阶段
（一）分部工程档案验收
验收组由公司项目主管部门、监理单位、施工单位等相关人员组成。
（二）单位（子单位）工程档案预验收
预验收组由公司项目主管部门、监理单位、施工单位等相关人员组成。
（三）单位（子单位）工程竣工档案验收
验收组由公司行政办公室组织工程建设相关部门、监理等单位相关人员组成，并邀请档案局和城市建设档案馆参加。
一、分部工程验收
1.立卷要求：预立卷，资料装入档案盒，建立案卷和卷内目录，可暂不编制页码，不装订。
2.档案检查：监理单位检查归档文件是否齐全完整、真实准确，并填写《监理审查意见单》。
3.档案验收：分部档案验收组验收，并填写《档案质量检查记录表》，验收结果向公司行政办公室报备。施工单位上一个分部工程档案验收合格且完成整改全部达标后，才能申请下一个分部工程档案验收。
档案盒背脊样式
分部工程档案验收核查内容如下：
（1）档案组织管理与安全工作，包括制定体制、同步开展、责任考核、人员配备、合同管理、办公设备、信息化、用房设施、档案装具、安全措施等。
（2）分部、子分部、分项验收记录及施工记录汇总表。
（3）检验批及施工记录。
（4）物资、试验汇总表及相应资料。
（5）试验及见证记录。
（6）自评、评估报告中所附表格中各项数据统计项目是否齐全，数量是否与资料一致。
（7）档案的齐全完整、真实准确、耐久有效等质量。
二、单位（子单位）工程档案预前检查
1.立卷要求：分类汇总文件材料及竣工图，预立卷，建立案卷、文件目录，可不编制页码，不装订。
2.档案检查：监理单位检查归档文件是否齐全完整、真实准确，并填写《监理审查意见单》。施工单位根据检查检查整改意见完善竣工图编制和原件补缺。
3.检查内容：
（1）归档文件是否为原件，且齐全完整、真实准确、耐久有效，签字、盖章要完备。
（2）设计变更内容是否正确标注在竣工图上。设计变更单所附变更图号的图纸是否归入竣工图。
（3）设计变更通知汇总表、竣工图汇总表及设备厂家图纸、资料目录汇总表是否与实物一一对应。作废图纸不应归入竣工图内。
（4）案卷目录、卷内目录及目录数据、归档电子目录是否正确无误。
（5）案卷和卷内文件编排、表单制作、目录各栏目的填写是否符合有关规定要求。
（6）设备厂家图纸、资料是否立卷编制。
（7）照片档案装入相册，是否编制卷内目录和案卷目录。
（8）视频、音像档案是否按要求摄制，并刻录光盘，编制相应目录，装入档案盒。
档案盒封面样式
三、单位（子单位）工程档案预验收
1.预验收方式：召开单位（子单位）竣工档案预验收会，由单位（子单位）工程档案预验收组对档案形成质量和整理质量进行检查，提出预验收整改意见，填写《档案质量检查记录表》。
2.档案提交要求：纸质档案一式三套、声像档案一式两套。设计单位须提交施工单位归档《施工图汇总表》，作为竣工图完整性审查依据。设备供货商须提交施工单位归档的《设备厂家图纸、资料目录汇总表》，作为设备厂家图纸、资料完整性审查依据。监理单位须提交一套监理档案预立卷。
3.档案整理要求：档案要入档案盒，有案卷目录、卷内目录，可暂不编制页码，不装订。竣工图要折叠为统一幅面，幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）装盒，图样折叠时标题栏要露在右下角，档案盒脊背下部，用铅笔标注A、B、C标识，区分A、B、C套档案。
4.完成整改：单
位（子单位）工程预验收后，施工单位应尽快完成档案整改，规范文件材料和竣工图页码编制，填写竣工图档号、打印案卷封面、整理电子目录数据，档案可暂不装订。
备考表
（四）单位（子单位）工程档案验收
1.申请验收：监理单位和轨道公司项目主管部门填写《竣工档案验收申请表》送交轨道公司行政办公室，申请竣工档案验收，轨道公司行政办公室收到申请后，在15天内确定验收时间。
2.档案验收：由轨道公司行政办公室组织工程建设相关部门、监理等单位相关人员，并邀请贵阳市档案局和贵阳市城建档案馆参加。验收组对竣工档案进行质量验收，并填写《竣工档案验收意见书》。
3.验收标准：验收、评分标准见《竣工档案质量评分标准》，正式验收时，需对竣工档案的真实性、完整性、准确性、系统性做出评价，对所存在的问题提出整改意见。
4.验后要求：竣工档案验收通过后，A套纸质档案开始全文扫描工作。
全文数据要求：图像完整、清晰、无杂质、倾斜度不超过3度，无重页、漏页现象，文字识别正确率95%以上，文件格式要求双层PDF（图纸可为单层PDF），文件名同档号，每份文件与目录数据一一对应，正确率要求100%。
